Política de Tratamiento de datos Personales Centrodiesel S.A.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., así como todos los terceros que obran en nombre de la misma, o que sin actuar en nombre de CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.

Tanto el Responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros, deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados. Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado al correo electrónico: servicioalcliente@centrodiesel.com.co o la a la dirección Calle 13 No. 68B-11 de la ciudad de Bogotá.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.
Los datos que se recolectan serán tratados de manera transparente, leal y lícita con la finalidad principal de planear, desarrollar, ejecutar y adelantar las actividades de importación, exportación, compra, venta y distribución de toda clase de vehículos automotores; importación, exportación, compra, venta y distribución de partes, piezas y repuestos de vehículos automotores; la prestación de toda clase de servicios de reparación y mantenimiento de vehículos automotores; la representación de firmas o casas nacionales o extranjeras que desarrollen el mismo objeto o tengan actividades similares o complementarias a CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A.

Lo anterior, en cumplimiento de la normatividad vigente, el objeto social de la compañía y los compromisos adquiridos con los socios y clientes, así como el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS,chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales. Adicionalmente, CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., podrá tratar los datos personales para los siguientes fines:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con CENTRODIESEL S.A., respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación precontractual o contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A.,
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo.
• Crear bases de datos para los fines descritos en la respectiva autorización.
• Enviar invitaciones a eventos, campañas, lanzamientos de producto por medio electrónicos como correo electrónico, SMS (mensajes de texto).
• Realizar grabación de las llamadas que realicen los titulares de los datos como soporte ante quejas y reclamos, en cumplimiento con requerimiento legales.

CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., también podrá:

• Conocer la información del titular del dato que repose en Administradoras del Sistema de la Seguridad Social de que trata la Ley 1581 de 2012 o las normas que la modifiquen o sustituyan y proporcionarles su información a los mismos.
• Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública ya sea nacional, internacional o extranjera;
• Los datos recolectados a través de puntos de seguridad, así como, los datos tomados de los documentos suministrados por el titular al personal de seguridad y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas en los bienes e instalaciones de CENTRODIESEL S.A., y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Principios para el tratamiento de datos personales

6.1 Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. Y SUS ALIADOS ESTRATEGICOS
• Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Autorización a favor de otro o para otro.

6.2 Autorización para tratamiento de datos sensibles:

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser explícita.
• Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
• Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos serán objeto de tratamiento de información sensible y la finalidad del mismo.

6.3 Principios relacionados con la calidad de la información.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

6.4 Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales.

6.4.1 Principio de seguridad: Cada persona de CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6.4.2 Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

• Al titular del dato.
• A las personas autorizadas por el titular del dato.
• A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
• Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares de los datos personales o terceros autorizados conforme a la presente política o a la ley.

6.4.3 Principio circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

• Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las personas autorizadas por el titular del dato o por la ley.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales. En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

6.4.4 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.

Derechos aplicables a los titulares de datos personales.
CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

• Permitir el acceso en forma gratuita a los datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.
• La información deberá ser de fácil lectura y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en las bases de datos o archivos de CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A.
• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizado accedan a los datos del titular del dato.
• Informar sobre el uso que CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., ha dado a los datos personales del titular.
• Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
• Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la

Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., SUS SOCIOS, DIRECTIVOS, EMPLEADOS Y ALIADOS ESTRATEGICOS se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.

• El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. Y SUS ALIADOS ESTRATEGICOS
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Procedimiento para ejercer sus derechos como titular de los datos.
CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. en cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, hace de su conocimiento el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

A continuación el paso a paso para radicar su solicitud:

Realice un comunicado dirigido a CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. en el cual se especifique:

• Nombres y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo.
• Descripción del Derecho que desea ejercer ante CENTRODIESEL S.A.,
• Firma, número de identificación.

Anexe copia del documento de identidad del titular ampliado al 150%. Cuando la solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o representante del titular, deberá acreditar dicha calidad.
Adjunte los documentos en los que soporte su solicitud y/o vulneración de sus derechos.
Remita la información anterior a través del correo electrónico: servicioalcliente@centrodiesel.com.co o dirección Calle 13 No.68B-11 en la ciudad de Bogotá.
Las solicitudes, quejas y reclamos incompletos o con cualquier tipo de inconsistencias, se podrán subsanar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a la recepción de la radicación. Si transcurridos dos (2) meses contados a partir de la radicación inicial, el solicitante no ha completado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se marcará en la base de datos con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha marcación se mantendrá hasta que la solicitud, queja o reclamo sea resuelto. Si la persona o área que recibe el reclamo no es el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. tiene un término máximo para atender su requerimiento de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo a satisfacción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A., dispondrá de un sistema de información para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente:

• Fecha de recibo del requerimiento/reclamo.
• Clasificación del requerimiento/reclamo
• Datos básicos del titular y/o de quien realice el reclamo.
• Descripción de los motivos/hechos que dan lugar al reclamo.
• Nombre del encargado de gestionar el requerimiento/ reclamo.
• Fecha de envío de la respuesta al titular del dato y cierre de caso.

Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. o Encargado del Tratamiento, de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.

Deberes de CENTRODIESEL S.A.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

10.1 Deberes de respecto del titular del dato.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

10.2 Deberes de respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

• Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. cuenta con políticas y procedimientos de Seguridad, donde el objetivo principal es Asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de nuestros clientes, clientes potenciales, terceros y de la organización, también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación.
• La gestión de la seguridad de la información está basada entre otras en las siguientes medidas:
• Gestión de cumplimiento de políticas y procedimientos de seguridad
• Controles de acceso físico y lógico
• Seguridad Local, con solución antivirus, etc.
• Gestión de Actualizaciones de Seguridad
• Monitoreo y protección de la bases de datos
• Capacitación y Concientización
• Protección de los datos sensibles
• Todas las medidas de seguridad se enfocan a la protección de la información, datos personales y/o sensibles y base de datos.

10.3 Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado

• Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

10.4 Deberes de respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10.5 Deberes de cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.

Si CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización, responsable del tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes:

• Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. los datos personales que tratará como Encargado.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

NIVELES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. cuenta con políticas y procedimientos de Seguridad, donde el objetivo principal es asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de nuestros clientes, terceros y de la organización, también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación.

Todas las medidas de seguridad que tiene CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. se enfocan a la protección de la información, datos personales y/o sensibles y base de datos. Estas medidas permiten tener el control de que usuarios autorizados y no autorizados, acceden, modifican o cambian, borran,adulteran, eliminan la información y/o datos personales.

TRANFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. no hace transferencia de datos de otros países. En caso de tener que hacerlo será imprescindible contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales. Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.

TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS A ENCARGADOS

CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. no hace transmisiones internacionales o nacionales de datos. En caso que CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. deba enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

• Los alcances del tratamiento.
• Las actividades que el Encargado realizará en nombre de CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A.
•  Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y de CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A.
• La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política.
• El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.
• La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

AVISO DE PRIVACIDAD

CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A. en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo a través del correo electrónico servicioalcliente@centrodiesel.com.co y/o dirección Calle 13 No. 68B-11 en la ciudad de Bogotá y/o a través de la página web www.centrodiesel.com.co/tratamiento-de-datos/

VIGENCIA DE BASES DE DATOS

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

• Página pública: www.centrodiesel.com.co
• Correo electrónico enviado a los titulares.
• Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de una publicación en un diario de amplia circulación.

Las comunicaciones se enviaran como mínimo diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá solicitar del titular una nueva autorización.

Esta política rige a partir de la fecha y deroga todas las disposiciones verbales o escritas que se hayan aplicado en la organización.

Fecha de elaboración: 18 de Junio de 2014.

Fecha de Publicación: 21 de Julio de 2014.

CENTRO AUTOMOTOR DIESEL – CENTRODIESEL S.A.

Nit. 860.032.115-6

Bogotá: Calle 13 No. 68B-11